Kanzlei-Arbeitshilfe Notariat

Sekretariat, Empfang und Urkundenbetrieb

Interaktiver Praxisleitfaden für Telefon, Empfang, Ausfertigung, Beglaubigung, Post/Fristen, Kostenabfrage und Terminologie im bayerischen Nur-Notariat.

Rechtsstand: 2026 Geltung: Nur-Notariat Bayern

Zuständigkeitsregel für alle Kapitel dieses Teils

Die Sachbearbeitung / NFA (Notarfachangestellte) erledigt Organisation, Vorbereitung, Dokumentation und Verfahrenssteuerung. Rechtsfragen, Identitätsprüfung nach § 10 BeurkG, Belehrungen und Prüfinhalte sind Sache des Notars – die NFA bereitet vor, leitet weiter und dokumentiert.

Disclaimer: Arbeitshilfe für das Kanzleiteam; ersetzt keine Rechtsberatung und keine Einzelfallprüfung. Normtexte und KV-Werte im Zweifel nachprüfen.

Kapitel S1

Telefonmanagement

Telefonregeln, Anrufprotokoll-Checkliste, 7 Gesprächsleitfäden & praxisnahe Workflows.

Kapitel S2

Empfang & Vorbereitung

Ausweisprüfung, Barzahlungsverbot (§ 16a GwG), Vorbereitung workflows, Umgang mit Siegelmaterial & Fristen.

Kapitel S3

Ausfertigungen

Begriffsabgrenzung, Verwahrungsvorbehalt, korrekter Erteilungsvermerk, organisatorische Hinweise.

Kapitel S4

Beglaubigungen

Unterschriftsbeglaubigung vs. Beurkundung, Handzeichen (§ 25 BeurkG), § 129 BGB.

Kapitel S1

Telefonmanagement

Rechtsstand 2026

1. KURZANTWORT – Kanzleipraxis Telefon

AUSBILDUNG PRAXIS EXPERTE

1 Einheitliche Anrufannahme: "Notariat [Name], [Ihr Name], guten Tag."
2 Verschwiegenheit geht vor Service: Zu laufenden Vorgängen nur Auskunft, wenn Berechtigung feststeht (§ 18 BNotO; § 203 StGB).
3 Keine Rechtsauskünfte durch den Empfang. Formulierung: "Ich notiere Ihr Anliegen und gebe es direkt an Ihre Sachbearbeitung weiter. Diese prüft den Vorgang und meldet sich bei Ihnen."
4 Vorgangsbezogene und rechtlich relevante Gespräche (Fristen, Ausfertigungen, Kostenzusagen, Beschwerden) → Anrufprotokoll in der Akte dokumentieren.
5 Rückruf statt Warteschleife: Anliegen notieren und Rückruf durch Sachbearbeitung zusagen. (Vermeiden Sie starre Uhrzeiten; z.B. "sobald es die Urkundenabwicklung zulässt").
6 Keine Urkundeninhalte, keine Namen von Beteiligten fremder Vorgänge am Telefon.
7 Terminwünsche: Vorgangsart, Beteiligte, Unterlagen, Zeitbedarf erfragen – nur dann kann optimal vorbereitet werden.
8 Kostenfragen: nur unverbindliche Größenordnung mit Hinweis auf Geschäftswert. Niemals verbindliche Fixpreise am Telefon festlegen.
9 Behörden-/Gerichtsanrufe (Grundbuchamt, Registergericht) mit "Eilt"-Vermerk an die Sachbearbeitung weitergeben (kein unnötiges Reinplatzen beim Notar).
10 Am Ende jedes Gesprächs: Zusammenfassung + nächster Schritt nennen ("Ich notiere das und gebe es weiter.").

[PRAXIS] Eskalation & Banken

Eskalationsregel: Alles bezüglich Vorgangsinhalt oder Fristen an die zuständige Sachbearbeitung weiterleiten. Organisation (Termin, Unterlagen, Ablage) → selbst erledigen.
Bankanrufe: Niemals Zahlungsdetails zu Verwahrungsfragen bestätigen ohne Identitätsprüfung; Verwahrungsgeschäfte laufen ausschließlich über das vom Notar geführte Notaranderkonto bei der Bank.

[EXPERTE] Vertretung & Beschwerden

Vertretungsmacht: Dritte (Kinder, Steuerberater) benötigen nachgewiesene Vollmacht/Betreuungsausweis.
Beschwerden: Sachlich aufnehmen und eskalieren. Dienstaufsicht: Präsident des Landgerichts → Präsident des Oberlandesgerichts → Landesjustizministerium. Die LNKB ist berufsständische Selbstverwaltung, keine Dienstaufsicht!

2. WORKFLOW – Anrufannahme Schritt für Schritt

01 Abnehmen bis zum 3. Klingeln; Begrüßung nach Muster.

02 Anrufer erfassen: Name, ggf. Firma/Behörde, Rückrufnummer – immer erst notieren, dann inhaltlich reden.

03 Berechtigungscheck bei Vorgangsbezug: Existiert in der Akte eine Vollmacht/Vertretung des Anrufers? Nein → keine Inhalte ausgeben, nur Hinweis auf schriftliche Anfrage.

04 Zusage des Rückrufs (flexibel, ohne fixen Zeitpunkt, um den Kanzleiablauf nicht zu sprengen).

05 Telefonsnotiz/Protokoll bei relevanten Inhalten direkt in der E-Akte erstellen und Sachbearbeiter zuweisen.

3. FEHLER UND GEFAHREN – S1

Fehler	Folge	Vorbeugung	Sofortmaßnahme
Vorgangsinhalt an Unberechtigten	Amtspflicht-/Datenschutzverstoß, Haftungsrisiko	Berechtigungscheck streng anwenden	Sachbearbeiter/Notar informieren, Vorgang dokumentieren
Verbindliche Kostenzusage	Erwartungsschaden, Reibung bei Abrechnung	Nur Orientierung + Geschäftswert-Rückfrage	Richtigstellung im Rückruf, schriftlich fixieren
Behörden-Zwischenverfügung verschleppt	Fristgefahr, Vollzugsverzug	Behörden-Post/Anrufe priorisieren	Protokoll mit Eilt-Vermerk an Bearbeiter, Frist ins System eintragen (Vier-Augen-Prinzip)

[BAYERN] Besondere Hinweis-Box

Bayern ist Nur-Notariat (keine Anwaltsnotare). Anfragen zu anwaltlicher Vertretung/Prozessführung höflich ablehnen und an die Rechtsanwaltskammer verweisen. Dienstaufsicht: Präsident des Landgerichts → OLG-Präsident. Die Notarkasse (Sitz München) ist eine AöR für u.a. Altersversorgung und hat mit der Abwicklung von Kanzlei-Verwahrungsgeldern nichts zu tun!

Sekretariat, Empfang und Urkundenbetrieb

Zuständigkeitsregel für alle Kapitel dieses Teils

Kapitel S1

Telefonmanagement

Kapitel S2

Empfang & Vorbereitung

Kapitel S3

Ausfertigungen

Kapitel S4

Beglaubigungen

Telefonmanagement

1. KURZANTWORT – Kanzleipraxis Telefon

2. WORKFLOW – Anrufannahme Schritt für Schritt

3. FEHLER UND GEFAHREN – S1

Empfang und allgemeine Notariatstätigkeiten

1. KURZANTWORT – Kanzleipraxis Empfang

2. MUSTER – Unterlagenliste Grundstückskauf

Ausfertigungen

1. KURZANTWORT – Begriffe & Regeln

2. MUSTER – Ausfertigungsvermerk

Beglaubigungen

1. KURZANTWORT – Unterschriftsbeglaubigung vs. Beurkundung